 |
|
Niektórzy nienawidzą poczt głosowych (... i automatycznych sekretarek), inni je kochają. Czym są, nie trzeba już raczej wyjaśniać. Stały się nieodłącznym i ważnym elementem w telefonicznych sieciach publicznych i firmowych. Ich zalety takie jak: łatwy i wygodny dostęp do informacji, zachowanie ich poufnosci, oszczędność czasu i pieniędzy, eliminowanie nieistotnych "kontaktów" telefonicznych, bardziej produktywnie wykorzystanie czasu czy wreszcie uniezależnienie od czasu i miejsca podejmowania decyzji ("elastyczne" zarządzanie), przekonują same. Nie dostrzegać ich, to tak jakby wymagać "gotowości telefonicznej" przez 24 godziny na dobę lub pogodzić się, że ważne wiadomości nie dotrą do adresata, zostaną zagubione lub przekręcane. Z innej zaś strony, żeby technologia przyniosła oczekiwane rezultaty, musi być rozumiana przez użytkowników, wspierana przez management i musi realizować wymogi klienta i specyfiki jego biznesu. Reasumując; jej użycie ma dla biznesu dużo lepszy efekt niż pozostawienie telefonów, nieodebranymi.
|
|
|
Trochę statystyki:
- 75% wszystkich połączeń biznesowych nie dochodzi do skutku za pierwszym razem
- połowa spraw załatwianych przez telefon wymaga tylko przekazania jakiejś informacji a nie rozmowy
- 2/3 wszystkich rozmów telefonicznych jest mniej ważna, niż praca, którą przerywają
- Średni czas: wiadomości na poczcie to ok. 43 sekund, a połączenia międzystrefowego to ponad 200 s
Kilka zalet:
- większa efektywność pracy; koncentracja na aktualnej i ważnej pracy zamiast na "telefonach"
- do 50% mniej "oddzwonień" - oszczędności kosztów telefonicznych
- krótsze połączenia telefoniczne, lepsze zdefiniowanie tematu - oszczędność czasu i pieniędzy
- mniej "przywołań" i "przełączeń" - krótszy czas oczekiwania na rozmowę z adresatem i niższe jej koszty
- możliwość lepszej obsługi klientów - także poza godzinami pracy i w pilnych sprawach
- lepszy obieg informacji i dostępność: 24/7/365
- lepsza treść informacji - są bardziej konkretne, zawsze poufne i z oryginalną intonacją i głosem
- lepsza komunikacja; możliwość przekazania informacji bez konieczności bezpośredniego kontaktu
- stała komunikacja w zespołach, niezależnie od; czasu, miejsca pracy i okoliczności
|
|
|
Unified Messaging (UM); integrated messaging, universal messaging, unified communication( UC)
Realizacja tych usług, i systemów, stała się możliwa po "podłączeniu" systemów telefonicznych i faksowych do sieci komputerowych LAN. Koncepcja jest taka: emaile, faxy, wiadomości głosowe, obrazy, video - wszystko w jednym miejscu i na "jednym ekranie". Uruchomiony komputer PC, automatycznie sprawdza serwery komunikacyjne: emailowy, faksowy, poczty głosowej i w kilka sekund wszystko wiadomości są w jednym miejscu; zwykle jest to Outlook, Netscape lub inny program pocztowy. Jest wszystko co zostało przesłane z różnych źródeł i systemów. Każda wiadomość w jednej linii. W każdej: od kogo, co to jest, wielkość, priorytet. Następna wiadomość. Kliknięcie. Aplikacja otwiera załącznik; faks na ekranie lub wiadomość głosowa w głośniku. Następna. Z każdą można zrobić wszystko to, co zwykle robi się z emailem; przesłać go dalej, dodać opinię, dołączyć, w CRM, do konkretnej sprawy, zarchiwizować; itd. Szybko i ekonomicznie można zapanować na zalewem wiadomości do których rosnącej ilości trzeba się przyzwyczajać. Jedno miejsce zarządzania wiadomościami to gwarancja, że to co pilne lub ważne nie umknie.
Połączenie możliwości dotąd odseparowanych serwerów i nowe technologie (TTS, ASR) otwierają nowe zaskakujące przydatnością i możliwościami, usługi. Odczytanie przez telefon emaila lub ID faksu, odpowiedź głosowa na email lub przypomnienie prze system PIM; głosem lub SMSem, o nadchodzącym i pilnym spotkaniu, wysłanie emailem faksu z PC, to tylko nieliczne z możliwych zastosowań.
Zalety - to wszystko to co oferują poczty (głosowa, faksowa, emailowa) i, dodatkowo:
- ułatwienie dostępu do różnego typu wiadomości i lepszy jej obieg
- uniezależnienie miejsca zarządzania od aktualnego miejsca pobytu i czasu
- nowe możliwości dostępu do wiadomości - głosem do emaila, faksem do emaila lub odwrotnie itp.
- skuteczne i łatwe zarządzanie rosnącą ilością wiadomości i przekazów
- unifikacja różnych kanałów informacyjnych do jednej, powszechnej technologii - poczty elektronicznej
- utrzymanie porządku i zatrudnienie "inteligencji" do zapanowania nad zalewem informacji
- istniejące i wdrożone narzędzia i systemy do zarządzania - systemy poczt elektronicznych
|
|
|
Wersja "lite" systemu UM/UC, to poczta głosowa, która powiadamia - opcjonalnie wysyła też samą wiadomość głosową ("wav") - o nowej wiadomości na adres emailowy, gdzie może być traktowana jak każdy, inny email. Często, przez przeglądarkę internetowa, można też zarządzać zawartością i parametrami skrzynki głosowej.
Wersja "standard" UM/UC, to systemy poczt głosowej, faksowej i elektronicznej, kontrolowane z poziomu programu pocztowego. Serwer poczty faksowej pełni też często funkcje faks serwera i umożliwia wysłanie faksu, bezpośrednio z aplikacji użytkowej (np. Worda lub Excela). Dostrzegając funkcjonalność i zwiększenie elastyczności pracy, firmy wykorzystują moduły TTS do dostępu głosowego do emaili.
Systemy dla operatorów (Telco) i usługodawców (ASP), to najbardziej rozbudowane funkcjonalnie i pojemnościowo systemy UM/UC. Wiecej - tekst o UM/Axium (po sprawdzeniu)
|
|
|
|
:: do góry :: :: strona główna :: |
|
|
